هذا الدرس مهم جدا بالنسبة للمبتدئين وكذلك متوسطي
المعرفة ببرنامج الأكسس حيث سيتضمن الدرس العناصر التالية:
1-
مقدمة
2- - قواعد البيانات
3- تحليل البيانات Data analysis
4- وظائف برنامج Access
5- وظائف برنامج Access
6- مميزات أكسس
مقدمة
صحوة برمجية جديدة نحو تصميم
قواعد البيانات ببرنامج الأكسس في البداية تعالوا معي لنتعرف على تلك البيئة التي
طالما حلمت أن أعمل فيها وحان الأوان لنخوض تلك المبادرة التي لا تقل أهمية عن
نظيرتها الاكسل ونجد من ابدع وتفنن في الاكسل بل وجعل منها بيئة البيانات التي لا
غنى عنها لا نبالغ حين نقول في كل العلوم المختلفة ولكن جاء الوقت لنكشف الستار عن
كل ذلك عندما نقارن الأكسس بالأكسل دعنا من كل هذا وهيا بنا لندخل هذا البستان
اليانع بالورود ولاأفشي سرا حين أقول تلك الجنة التي سيندم كل من تكاسل يوما في
الدخول فيها ولم يستظل بظلها ولم يشرب من ماءها ولم يقطف ثمارها بل واستنقص من
حقها ، ستدور الأيام وسيأتي الوقت الذى سنجتمع فيه وننشد أحلى الألحان ونضع
الموائد المليئة بأفخم الطعام احتفالا بالانتصار العظيم الذى سنحققه ، طال الوقت
ولكن صبرا ولأتعجل فلقد قرب وقت النهوض لأجل رسم أحلامنا ، والاستمتاع بالمستقبل .
هيا بنا نفتح الباب وندخل لعل القادم أحلى وأجمل من كل شئ مضى
وقبل ذلك لابد من الوقوف على بعض
المفاهيم التي سنبني عليها قواعد البيانات فيما بعد، أتمنى القراءة الى النهاية،
هيا بنا نعرف ماهي تلك المفاهيم.
- قواعد البيانات
يعنى مفهوم بيانات مجموعة من
الرموز والكلمات التي تهتم بأفكار مختلفة ومنفصلة يتم ربطها بشكل يضم هدف معين لكي
نحصل على معلومات مفيدة في النهاية وهذا الربط يسمى بالقاعدة
- تحليل البيانات: Data
analysis
وهو عبارة عن بيانات يتم إعادة
صاعتها بأشكال مختلفة وتجميعها للحصول على معلومات يمكن على أساسها اتخاذ وتحديد القرارات.
نظام إدارة قواعد البيانات:
ويتم ذلك من خلال برنامج يقوم بعمل إضافة وتعديل وحذف واسترجاع للبيانات، وهو حلقة
الوصل بين المستخدم والحاسب الألى
التعريف ببرنامج
Access
هناك العدید من قواعد البنانات
التي بمكن أن تتعامل مع كم هائل من البيانات لكن الذى جعل مايكروسوفت أكسس يختلف عنها جميعاً هو أن أكسيس
ليس قاعدة بيانات عادية تقوم بمجرد تخزين واسترجاع البيانات بجانب فرزها وترتيبها,
ولكنه
نظام متكامل لإدارة قواعد البيانات المترابطة (RDBMS – Relational Data basset
Management System) وبذلك بدلاً من تصميم قاعدة بيانات واحدة لجميع
المعلومات المتاحة يمكن للمستخدم إنشاء العديد من قواعد البيانات التي يتم في كل
منها تجميع نوع معين من البيانات عن موضوع واحد ووضعها في جدول ثم يتم الربط بين هذه الجداول بعلاقات محددة
بحيث يمكن استخراج التقارير المطلوبة منها جميعاً بعد ذلك بسهولة .ويمكن في اختصار شديد تعريف
قاعدة البيانات كالتالي
وظائف
برنامج Access :
تستخدم
لتخزين البيانات في قاعدة بيانات أو اكثر من قاعدة بيانات، والتي هي عبارة عن
ملفات لتخزين البيانات ، وتخزين البيانات في أي قاعدة بيانات له فوائد وميزات منها
تخزين كميه ضخمه من البيانات بدون التأثير على أداء وفعالية قاعدة البيانات ويمكن
تلخيص بعض أهم وظائف قواعد البيانات في البنود التالية .
- إضافة
معلومة أو بيان جديد إلى الملف .
- حذف
البيانات القديمة والتي لم تعد هناك حاجة إليها
- تغيير
بيانات موجودة تبعاً لمعلومات استحدثت
- البحث
والاستعلام عن معلومة أو معلومات محددة
- ترتيب
وتنظيم البيانات داخل الملفات .
- عرض
البيانات في شكل تقارير أو نماذج منظمه
- حساب
المجموع النهائي أو المجموع الفرعي أو المتوسط الحسابي
لبيانات مطلوبة
مميزات
أكسس:
- یوفر
أسھل الطرق لإنشاء جمیع مكونات قاعدة البيانات من جداول – تقارير – نماذج وحتى الماكرو والوحدات النمطية
بدعم كامل للغة العربية .
- يعمل من
خلال بیئة رسومیه Graphical Interface وهو ما يعطيه سيولة في تنفيذ
الأوامر ومتعة في أداء العمل بعيدا عن الصورة الجافة لتنفيذ الأوامر فبدلا من
كتابة الأوامر عن طریق لوحة المفاتيح یمكنك الوصول إلیها بحركات بسیطة من الفارة
لضغط أو فتح قوائم منسدلة للأوامر یتم الاختیار منھا بسھولة.
- سھولة
الحركة داخل البرنامج تؤدي إلى سرعة الانجاز وفاعلیتھا فمع أكسس تستطيع القفز من
مكان إلى آخر بضغطة واحدة على الفأرة دون الحاجة إلى إغلاق شاشات وفتح أخرى للوصول
إلى هدفك.
- أكسس
ناشر مكتبي فأنت مع أكسس تتمتع بخاصية ما تراه ھو ما تحصل علیه وبذلك تستطیع معرفة
شكل.
- يعتبر
برنامج أكسس أداة جادة لزیادة الإنتاجیة وھي بالتأكید النتیجة الطبیعیة لتوفیر
مجموعة الممیزات السابقة وغیرھا الكثیر لإنشاء النماذج والتقاریر فما علیك سوى الإجابة على مجموعة أسئلة
یقدمھا لك Access Wizard بعدها یكون بین یدیك ما ترید من
جداول و نماذج بمنتھى السھولة والیسر.
- التكامل
مع البرامج الأخرى سواء قواعد بیانات سابقة أو برامج معالجة الكلمات أو الجداول
الالكترونیة فیمكنھ قراءة قواعد البیانات المنشاة بواسطة برامج أخرى وكذلك الربط
بین أكسس و الجداول الالكترونیةExcel وبرامج معالجة الكلمات Word.
- مصاحب
لبرنامج أكسس برنامج مساعدة ذكیة تعليمات يتوافر برنامج المساعدة هذا عندما تحتاج إلیه في أي
موقف حیث یمكنك الحصول علیھا بسھولة بالضغط على مفتاح F1 أو يمكن الاستعانة به بنقر الأمر تعليمات وهوضمن سطر الأوامر.
- قاعدة
البيانات تتضمن ميزات واسعة للتقارير والاستعلامات مبنيه ضمن قاعدة البيانات.
- دعم
كامل للصور و الرسومات التوضیحیة حیث یمكن عمل المخططات البنائية والرسومیة
للبیانات الموجودة في قاعدة البیانات و تضمینھا داخل التقریر المطبوع.
-توافر
وسائل تحكم فى قاعدة البيانات الى أقصى درجة وعلى مستويات مختلفة حيث يتيح
البرنامج للمستخدم ضبط خصائص المكونات لتصبح البيانات مثلاً " للقراءة
فقط" كذلك يعطى إمكانية استخدام الماكرو ويوفر إلى جانب ذلك لغة برمجة خاصة
تسمى Access
Basic لزيادة القدرة على التحكم في طريقة عرض وظهور البيانات
هذا الموضوع قد قمت بنشرة من قبل على أكاديمية الصقر للتدريب بعنوان " التعرف على أكسس"